Kỹ năng mềm là gì? 12 kỹ năng mềm quan trọng cần trau dồi

Kỹ năng mềm là gì?

Kỹ năng mềm (Soft Skills) là tổng hợp các kỹ năng phi chuyên môn, liên quan đến giao tiếp, tư duy, quản lý thời gian và tương tác xã hội. Kỹ năng mềm có thể ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc và các mối quan hệ trong cuộc sống hằng ngày. 

Một khái niệm khác, có thể thuộc kỹ năng mềm hoặc chính là kỹ năng mềm, đó là EQ (trí tuệ cảm xúc) dùng để đo lường khả năng sáng tạo, quản lý cảm xúc, kỹ năng giao tiếp xã hội. Đây cũng là một trong các yếu tố để nhà tuyển dụng đánh giá sự phù hợp của ứng viên với vị trí công việc và công ty.

Vai trò quan trọng của kỹ năng mềm trong công việc và cuộc sống

Dù bạn là ông chủ, nhà tuyển dụng, CEO cấp cao hay sinh viên mới ra trường thì các kỹ năng mềm vẫn là yếu tố quyết định sự thành công trong công việc. Bạn có tự hỏi cuộc sống và công việc của bạn sẽ như thế nào nếu thiếu sự hỗ trợ của kỹ năng mềm? Dưới đây là các vai trò của kỹ năng mềm đối với nhân sự và nhà tuyển dụng trong các doanh nghiệp.

Trong công việc

Về cơ bản, làm chủ kỹ năng mềm giúp bạn:

• Có mối quan hệ tốt với đồng nghiệp, cấp trên, khách hàng.
• Giải quyết vấn đề và xung đột một cách hợp lý, hợp tình.
• Có tiềm năng thăng tiến công việc lên các vị trí cấp cao.
• Trở thành một hình mẫu lý tưởng tại nơi làm việc bởi sự tinh tế và khéo léo của bản thân.

Các nhà quản lý tuyển dụng thường tìm kiếm những ứng viên có kỹ năng mềm vì chúng giúp họ thành công hơn ở nơi làm việc. Một nhân sự có thể xuất sắc với kỹ năng chuyên môn, kỹ thuật, đặc thù công việc, nhưng lại không biết cách quản lý thời gian hay hợp tác làm việc nhóm, thì sẽ khó khăn hơn khi muốn thăng tiến công việc lên các vị trí cấp cao.

Một lý do khác khiến các nhà tuyển dụng tìm kiếm những ứng viên có kỹ năng mềm là kỹ năng mềm bởi vì những ứng viên có kỹ năng mềm tốt thường dễ thích nghi và linh hoạt khi môi trường và công việc có sự thay đổi.

Trong cuộc sống hàng ngày

Cũng tương tự trong công việc, biết cách sử dụng các kỹ năng mềm vào các tình huống trong cuộc sống sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều. Không thể nào phủ nhận vai trò quan trọng của kỹ năng mềm đối với việc cư xử, giao tiếp giữa người với người trong cuộc sống:

• Là cầu nối xây dựng các mối quan hệ cá nhân, xã hội, tăng tính kết nối giữa người thân, bạn bè, giữa người với người.
• Giúp giải quyết các vấn đề trong xã hội một cách hợp lý, hợp tình.
• Là công cụ giúp bạn mở ra các cánh cửa cơ hội phát triển bản thân, cải thiện chất lượng cuộc sống.
• Giúp tạo ấn tượng, thiện cảm và niềm tin với người đối diện.
• …

Các kỹ năng mềm phổ biến nhất

Các kỹ năng mềm thực sự quan trọng với những công việc cần tiếp xúc trực tiếp với khách hàng như Sale, Account. Vậy nếu bạn làm ở phòng IT, Marketing, kế toán thì sao? Ngay cả khi bạn không thường xuyên phải tiếp xúc với khách hàng, bạn vẫn cần có khả năng giao tiếp với đồng nghiệp, quản lý. 

Dưới đây là 12 kỹ năng mềm được đánh giá cao nhất:

• Kỹ năng giao tiếp
• Kỹ năng lãnh đạo
• Kỹ năng làm việc nhóm
• Kỹ năng đàm phán
• Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức
• Kỹ năng giải quyết vấn đề
• Kỹ năng lắng nghe
• Kỹ năng phản biện
• Kỹ năng ra quyết định
• Kỹ năng quản lý thời gian
• Kỹ năng sáng tạo
• Khả năng thích ứng, linh hoạt với những sự thay đổi của môi trường, công việc

Đến đây, ITNavi sẽ đi vào chi tiết các kỹ năng mềm với các key chính để bạn có thể hình dung và dễ dàng rèn luyện các yếu tố nhỏ trong từng kỹ năng.

#1 Kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp chính là khả năng bạn truyền đạt, chia sẻ ý tưởng, giao tiếp của mình. Vơi kỹ năng này, bạn cần tập trung vào các key chính:

• Giao tiếp bằng lời
• Giao tiếp bằng văn bản
• Thuyết trình cũng cần khả năng giao tiếp cực cao
• Phản hồi các nhận xét hoặc feedback mang tính xây dựng
• Lắng nghe

#2 Kỹ năng lãnh đạo

Các kỹ năng liên quan đến kỹ năng lãnh đạo gồm:

• Kỹ năng quản lý
• Tính xác thực
• Cố vấn
• Hào phóng
• Xây dựng đội nhóm
• Sự hiểu biết văn hóa

#3 Kỹ năng làm việc nhóm

Bạn không thể liên tục làm một mình trong suốt cuộc đời, chính vì vậy, kỹ năng làm việc nhóm là một trong những kỹ năng nhà tuyển dụng tập trung rất nhiều khi đánh giá một ứng viên. Các kỹ năng liên quan đến kỹ năng teamwork gồm:

• Quản lý và giải quyết xung đột
• Sự hợp tác
• Phối hợp
• Trao đổi ý tưởng
• Hòa giải
• Tôn trọng

#4 Kỹ năng đàm phán

Kỹ năng đàm phán quyết định đến sự thành bại của một dự án hoặc đơn giản là trong việc bạn thuyết phục sếp đồng ý với phương án của mình. Một số kỹ năng phục vụ cho việc rèn luyện kỹ năng đàm phán là:

• Phản biện
• Trao đổi
• Logic
• Quản lý cảm xúc
• Tập trung vào lợi ích
• Đôi bên cùng có lợi

#5 Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức

Một số kỹ năng mềm liên quan đến lập kế hoạch, tổ chức, quản lý thời gian như:

• Trách nhiệm
• Kỷ luật
• Độ tin cậy
• Sự cam kết
• Tính chuyên nghiệp
• Tính ưu tiên
• Định hướng chi tiết

#6 Kỹ năng giải quyết vấn đề

Suy cho cùng, không có công việc nào mà không xảy ra bất kỳ vấn đề nào. Vì vậy, kỹ năng giải quyết vấn đề một cách sáng tạo, gọn ghẽ luôn được đánh giá cao. Dưới đây là một số kỹ năng liên quan đến giải quyết vấn đề, quản trị xung đột:

• Phân tích
• Lý luận logic
• Quan sát
• Brainstorming
• Quyết định

#7 Kỹ năng lắng nghe

Chúng ta có thể dễ dàng tâm sự, nói ra lòng mình, nhưng để có thể thực sự lắng nghe câu chuyện của người khác thì lại rất khó. Trong công việc, kỹ năng lắng nghe thể hiện việc bạn có thực sự chú tâm đến đầu việc này không, lắng nghe để 

• Đồng cảm
• Hài hước
• Sức chịu đựng
• …

#8 Kỹ năng phản biện

Tư duy phản biện được thể hiện ở khả năng phân tích, đánh giá tính nhất quán của các lập luận, phân biệt được cái tốt và cái xấu, nâng cao chất lượng công việc. Một số keyword liên quan đến kỹ năng phản biện như:

• Phân tích
• Nghiên cứu
• Đặt câu hỏi
• Quyết định
• Lập luận ngược lại vấn đề
• …

#9 Kỹ năng ra quyết định

Ra quyết định và chốt phương án là một trong một trong những kỹ năng mềm rất khó có thể thành thục được. Bởi để quyết định được một phương án, giải quyết một vấn đề cần xem xét rất nhiều yếu tố như:

• Quản trị rủi ro
• Xem xét bối cảnh
• Nhìn nhận vấn đề nhiều chiều, khách quan
• Chốt version 1, version 2
• …

#10 Kỹ năng quản lý thời gian

Một số kỹ năng có liên quan đến quản lý thời gian là: 

• Kiểm soát căng thẳng
• Tổ chức
• Ưu tiên
• Lập kế hoạch
• Thiết lập mục tiêu

#11 Kỹ năng sáng tạo

Khi nói đến sáng tạo ta thường liên kết với lĩnh vực nghệ thuật, thiết kế, truyền thông. Nhưng thực chất, thuật ngữ sáng tạo rất rộng, nó có thể gồm một số kỹ năng như:

• Trí tưởng tượng
• Sơ đồ tư duy
• Sự đổi mới
• Thử nghiệm
• Đặt câu hỏi

#12 Khả năng thích ứng linh hoạt với những sự thay đổi

Khả năng thích ứng với một môi trường mới cho thấy bạn có thể linh hoạt đón nhận sự thay đổi và điều chỉnh nó tốt đến mức nào. Một số keyword liên quan đến khả năng thích ứng:

• Tự quản lý
• Lạc quan
• Bình tĩnh
• Phân tích
• Tự động viên

Cách phát triển và rèn luyện kỹ năng mềm là gì?

Có công mài sắt, có ngày nên kim, kỹ năng mềm phải trải qua rèn luyện mới có thể đạt được kết quả tốt. Không giống như những kỹ năng cứng có thể đo lường hay học được, kỹ năng mềm (như cảm xúc, hiểu biết để có thể “đọc vị” được người khác) rất khó có thể học được. Vậy cách để rèn luyện kỹ năng mềm là gì?

Không giống như kỹ năng cứng, kỹ năng mềm cần thời gian dài để học hỏi, rèn luyện

Bạn có thể tham khảo một số phương pháp để phát triển kỹ năng mềm dưới đây:

• Tự đánh giá khả năng của bản thân, xem xét các khuyết điểm và xác định muốn phát triển kỹ năng mềm nào.
• Tham gia các chương trình đào tạo kỹ năng hoặc tham gia vào các dự án thực tế để có thể thực hành bỏ đi các thói quen cũ và học hỏi những thói quen tích cực mới.
• Đọc sách, nghe postcard về các cách cải thiện kỹ năng.
• Kiên trì thực hiện việc thử-sai-sửa-thử mỗi ngày.
• …

Làm thế nào để làm nổi bật kỹ năng mềm trong CV

Trong môi trường công việc, kỹ năng mềm nói lên rất nhiều điều về cách nhân sự sẽ làm việc, kết nối, tương tác với đồng nghiệp cũng như cách họ phản ứng khi phải chịu áp lực. Vì vậy, khi tuyển dụng nhân sự, các nhà tuyển dụng luôn ưu tiên các ứng viên có kỹ năng mềm phù hợp. Đó cũng là lý do tại sao chúng ta cần phải làm nổi bật các kỹ năng mềm của bản thân trong CV.

Dưới đây là một số cách để làm nổi bật các kỹ năng mềm hữu ích cho công việc để tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng:

#1. Điều chỉnh kỹ năng mềm phù hợp với vị trí công việc ứng tuyển.

#2. Dự phòng một số kỹ năng mềm với các phần công việc khác.

#3. Lựa chọn các kỹ năng có thể linh hoạt khi chuyển đổi nghề nghiệp.

#4. Thể hiện các kỹ năng trong cuộc phỏng vấn của mình.

FAQ về kỹ năng mềm

Tại sao kỹ năng mềm lại quan trọng đối với nhân sự IT và các ngành nghề khác?

Theo nghiên cứu của Leadership IQ, 89% ứng viên thất bại trong tuyển dụng vì kỹ năng mềm kém chứ không phải do thiếu chuyên môn. Những nhân sự mới được tuyển dụng có nhiều khả năng thất bại hơn vì họ thiếu các kỹ năng mềm như khả năng đào tạo, học hỏi, trí tuệ cảm xúc và động lực. Chỉ 11% ứng viên thất bại trong tuyển dụng là do thiếu năng lực kỹ thuật.

Đối với nhân sự CNTT, dù không thể phủ nhận rằng các kỹ năng cứng rất quan trọng trong quá trình làm việc, nhưng hầu hết sự nghiệp IT xuất sắc lại được xây dựng phần lớn dựa vào kỹ năng mềm.

Một Dev leader chắc chắn không thể nào không có kỹ năng lãnh đạo và ra quyết định,... Tương tự như vậy, rất khó để cố lên chức cấp cao như CTO, PM mà các kỹ năng về giao tiếp, đàm phán, quản lý rủi ro, quản lý kế hoạch yếu được. Đó là lý do tại sao, kỹ năng mềm quan trọng với bất cứ nhân sự của các ngành, không riêng gì ngành CNTT. 

Nhà tuyển dụng đánh giá kỹ năng mềm của ứng viên bằng cách nào?

Có rất nhiều cách để nhà tuyển dụng có thể nhận biết và đánh giá được kỹ năng mềm, EQ của bạn đến đâu. Ví dụ như:

• Nhà tuyển dụng luôn biết họ đang tìm kiếm kỹ năng nào ở những ứng viên tiềm năng và sẽ hỏi tất cả các ứng viên những câu hỏi giống nhau.
• Sử dụng tình huống, trò chơi hoặc hoạt động giả định để kiểm tra các khả năng cụ thể.
• Nhà tuyển dụng luôn chú ý đến câu trả lời, phản ứng và thái độ của ứng viên khi trả lời câu hỏi phỏng vấn kỹ năng mềm.
• …

Kỹ năng cứng và kỹ năng mềm khác nhau thế nào?

Có thể khẳng định rằng, kỹ năng mềm là bộ các kỹ năng thực sự quan trọng cần trau dồi càng sớm càng tốt để đạt được sự thăng tiến, thành công trong công việc và cuộc sống.  Sau khi hiểu rõ kỹ năng mềm là gì, bạn hãy hãy dành thời gian để phát triển các kỹ năng mềm này. Trái ngọt sẽ đến sau khi cây trồng đủ lực và kỹ năng mềm cũng vậy, sẽ chín muồi khi bạn đủ kiên trì rèn luyện.