Jira là gì? Tính năng và cách sử dụng Jira hiệu quả

ITNavi 24 Nov 2022 13172

Jira là phần mềm quản lý lỗi dành cho những doanh nghiệp/ công ty công nghệ tại Việt Nam. Tuy nhiên không phải ai cũng biết được các tính năng cũng như cách dùng ứng dụng này.Hiểu điều đó, bài viết hôm nay ITNavi sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về Jira. Tin rằng qua đó bạn sẽ biết cách ứng dụng phần mềm này vào việc quản lý, theo dõi và kiểm soát những vấn đề phát sinh trong doanh nghiệp hiệu quả nhất.

Mục Lục

Jira là gì?
Tính năng của Jira
7 thành phần cơ bản của phần mềm Jira
Thuật ngữ cần biết khi dùng Jira
Hướng dẫn cách sử dụng Jira trong quản lý dự án
Tại sao nên dùng Jira?

Jira là gì?

Jira là một ứng dụng được dùng để quản lý lỗi, theo dõi những vấn đề xảy ra trong hoạt động dự án của công ty. Phần mềm này được phát triển bởi công ty Atlassian, Australia.

Jira chính là ứng dụng được dùng để quản lý, theo dõi những vấn đề xảy ra trong hoạt động dự án của công ty

Ban đầu, công cụ được xây dựng như chương trình để theo dõi các vấn đề và lỗi. Hiện công nghệ đã được Atlassian phát triển thành hệ thống quản lý dự án tập trung với tùy biến cao.

Tính năng của Jira

Dưới đây là một số tính năng chính bạn cần biết khi ứng dụng phần mềm này để quản lý lỗi:

Công cụ này có thể chạy trên mọi cơ sở dữ liệu, nền tảng phần cứng cũng như hệ điều hành.
Tích hợp nhiều hệ thống một cách dễ dàng, trong đó có Excel, RSS và Email…
Tìm kiếm nhanh chóng thông qua Jira Query Language.
Hỗ trợ xây dựng quy trình làm việc phù hợp, nhanh chóng với các yêu cầu của dự án.
Bên cạnh đó với phần mềm này bạn còn có thể theo dõi sát xao được các tiến độ trong mỗi dự án.
Hỗ trợ quản lý Bugs, Tasks, cải tiến công việc hay lỗi lầm của dự án.
Tạo và lưu bộ lọc cấu hình cao, đồng thời chia sẻ với những dùng khác qua thư điện tử định kỳ.

Ngoài ra Jira còn cung cấp đa dạng các loại thống kê, báo cáo tổng kết với nhiều biểu đồ. Những biểu đồ này phù hợp nhiều đối tượng người dùng cũng như loại hình dự án giúp chúng ta dễ dàng xem thông tin hơn.

7 thành phần cơ bản của phần mềm Jira

Đến đây hẳn bạn đã hiểu được khái niệm cũng như tính năng của Jira rồi đúng không. Vậy để biết phần mềm này có những thành phần nào bạn hãy theo dõi bảng sau:

Jira có 7 thành phần cơ bản là Roles, Issue, Project, Component, Workflow, Priority và Status

Thành phần	Chi tiết
✅ Roles	Thành phần này được dùng để xác nhận role và những ai tham gia vào dự án. Để có quyền tạo Resource Allocation cùng team dự án sau này bạn cần phải add vào Role. Trong một Role có thể add được nhiều người.
✅ Issue	Đây chính là những Bugs, Tasks, Features hay bất cứ một type nào trong Project Work.
✅ Project	Project được dùng để Approve Worklog cho mọi thành viên trong dự án. Các Team lead trong group sẽ được phân quyền Approve cho những Member tại group đó. Ngoài ra những Project Management trong dự án cũng có quyền Approve cho mọi thành viên để nắm được thông tin.
✅ Component	Component được hiểu là sản phẩm dự án. Hay nói cách khác đây chính là nơi bạn có thể nhập sản phẩm lấy ở file kế hoạch doanh số trong dự án.
✅ Workflow	Workflow được hiểu là quản trị Jira. Tức là bạn có thể cấu hình được điều kiện, quy trình làm việc, chức năng và xác nhận. Thành phần này cung cấp các bước cơ bản và cái nhìn tổng quan cho từng phần đối với công việc của bạn.
✅ Priority	Bạn có thể hiểu đây là mức ưu tiên của Defect. Priority có 4 mức độ và chúng ta có thể tùy chọn dựa vào Datalist.
✅ Status	Status chính là đại diện cho những vị trí của mỗi vấn đề ở Workflow.

Thuật ngữ cần biết khi dùng Jira

Jira vốn được dùng để theo dõi bug, chính vì thế những thuật ngữ trong ứng dụng này sẽ liên quan tới quy trình công nghệ.

Khi dùng Jira bạn cần biết các thuật ngữ sau: Sprint, Swimlane, Scrum, Scrum of Scrums, Wallboard, Board…

Dưới đây là một số thuật ngữ bạn cần biết nếu muốn dùng Jira:

Thuật ngữ	Chi tiết
✅ Sprint	Đây là vòng lặp ngắn trong thời gian 2 cho tới 4 tuần. Vòng lặp này vẫn có đủ mọi công việc cần thiết như phân tích, lên kế hoạch, thiết kế cũng như triển khai để tạo sản phẩm hoàn chỉnh nhất.
✅ Swimlane	Thuật ngữ này được dùng để phân loại và xem xét công việc nào nên được thực hiện trước.
✅ Scrum	Đây chính là phương pháp Agile. Tức là nơi những sản phẩm được xây dựng dựa trên các tiến trình lặp đi lặp lại trong Sprint.
✅ Scrum of Scrums	Từ này này được hiểu là kỹ thuật mở rộng Scrum cùng những Program Management(dự án đa đội).
✅ Cumulative Flow Diagram	Tức là là biểu đồ thể hiện các trạng thái của mục công việc tại thời gian cụ thể. Trong biểu đồ, X(cột ngang) là thời gian, Y(cột dọc) chính là mục công việc. Mỗi một vùng màu ở biểu đồ tương ứng trạng thái luồng công việc.
✅ Daily stand- up	Trước khi bắt đầu làm việc cacs team phát triển sẽ tiến hành cuộc họp, được gọi là Daily stand- up. Cuộc họp tiến hành thường xuyên giúp thành viên trong team có thể nắm bắt được công việc cũng như tiến độ dự án ngày hôm qua cùng khó khăn đang gặp phải.
✅ Wallboard	Đây là bảng điện tử lớn hoặc viết tay được dùng để thể các dữ liệu quan trọng đối với những hoạt động của Development. Thuật ngữ này thường được tại nơi dễ thấy nhất trên giao diện.
✅ Burndown Chart	Thuật ngữ này được dùng để hiển thị chi tiết số lượng ước tính và thực tế cho công việc trong Sprint cần hoàn thành.
✅ Issue	Nghĩa là đơn vị công việc gồm Epic, Bug, Task, Story trong Jira cùng với đó là hoạt động trong quy trình nhất định từ khi khởi tạo tới lúc hoàn thành.
✅ Backlog	Đây là một danh sách những Bugs, User Stories và tính năng của Sprint hoặc sản phẩm.
✅ Velocity	Thuật ngữ đo lường khối lượng của công việc mà team xử lý được trong thời gian nhất định.
✅ Board	Board được hiểu là công cụ hiển thị các hoạt động cụ thể của công việc trong quy trình làm việc. Bạn có thể thay đổi Board thay đổi để tương thích Agile khác nhau.
✅ Iteration	Đây chính là những phân đoạn lặp được thực hiện trong dự án.
✅ Epic	Từ này đại diện User Story lớn, chia thành Story nhỏ. Vì vậy để làm Epic, cần chạy nhiều Sprint.

Bạn hãy ghi nhớ các thuật ngữ bên trên. Bởi chúng sẽ giúp bạn dễ dàng chinh phục Jira phức tạp để chuyên nghiệp hơn khi làm việc.

Hướng dẫn cách sử dụng Jira trong quản lý dự án

Nếu là người mới nhưng bạn chưa tự tin để áp dụng công nghệ này. Vậy hãy tìm hiểu ngay cách dùng Jira hệ thống chia sẻ bên dưới:

Tạo mới một Issue

Để tiến hành tạo Issue mới bạn hãy thực hiện theo 3 bước sau:

Tạo mới một Issue trên Jira

Bước 1: Tại Top bar bạn hãy chọn Create.
Bước 2: Khi giao diện hiện lên bạn hãy nhập các thông tin gồm tên dự án, Issue, nội dung, thời gian hoàn thành, độ ưu tiên…
Bước 3: Sau đó click Configure Fields -> Custom -> trường thông tin bạn muốn hiện/ẩn hoặc ALL để hiển thị mọi trường.

Các thao tác với Issue

Để thao tác với Issue bạn hãy thực hiện theo hướng dẫn sau:

Những file đính kèm bạn có thể tùy chọn phân loại và sắp xếp trên Issue

Bước 1: Copy Issue bằng cách click Issue bạn cần sao chép -> More -> Clone.

Bước 2: Chuyển Sub-task -> Issue và ngược lại: Click vào Sub-task/ Issue muốn chuyển -> More -> nhấn vào Convert to Issue/Sub-Task.
Bước 3: Chọn Issue muốn thao tác -> More -> click Labels để thêm hoặc xóa nhã.

Tìm kiếm Issue

Dưới đây là một số mẹo tìm kiếm Issue, bạn có thể tham khảo:

Tìm kiếm Issue

Bước 1: Nếu muốn tìm nhanh bạn hãy nhập Issue vào Quick Search -> Enter.
Bước 2: Với tìm kiếm cơ bản bạn truy cập menu Issues tại Header bar -> Search for issue.
Bước 3: Ở mục tìm kiếm nâng cao trên Header bar bạn hãy chọn menu Issues -> Search for issue -> click Advanced.
Bước 4: Sau đó bạn tiến hành thao tác đối với kết quả tìm kiếm:

+ Tùy chỉnh giao diện: Detail view/ Listview

+ Thay đổi thứ tự trên cột: Bạn hãy click vào tên cột.

+ Ẩn/hiện cột: Click Columns -> cột cần ẩn/ hiện.

+ Xem Issue: Nhấn chọn tên Issue hoặc từ khóa.

Tạo bộ lọc tìm kiếm

Phần mềm Jira gồm có tất cả 2 loại bộ lọc chính:

System filter: Đây chính là những bộ lọc sẵn trong hệ thống như Issue đã mở, mục xem gần đây….
Favorite filter: Tức là bộ lọc được tạo ra bởi người dùng.

Click Issues -> chọn Search for Issues và tiến hành tìm kiếm -> Save as -> tên bộ lọc mới

Để tạo filter trong Jira, bạn hãy click Issues -> chọn Search for Issues và tiến hành tìm kiếm -> Save as -> tên bộ lọc mới.

Bạn có thể xem filter vừa tạo bằng cách nhấn chọn Issue. Bên cạnh đó người dùng còn có thể thực hiện những thao tác như xóa, update, tạo thêm, chia sẻ filter …

Lập báo cáo

Cung cấp hàng chục báo cáo chính là tính năng nổi trội của Jira giúp người dùng có được cái nhìn tổng quan, chi tiết hơn về dự án. Dưới đây là một số báo cáo tiêu biểu:

Jira cung cấp hàng chục báo cáo giúp người dùng có được cái nhìn tổng quan, chi tiết hơn về dự án

Hiển thị những báo cáo thống kê dựa trên sự chọn lựa của bạn.
Thống kê số Issue trong thời gian cụ thể.
Hiển thị Issue đã tạo và đã giải quyết trong thời gian do bạn lựa chọn.
Báo cáo Issue đã được tạo trong thời gian do người dùng chọn lựa.

Tại sao nên dùng Jira?

Với các tính năng nổi trội, phần mềm đang ngày càng được dùng nhiều hơn trong các công ty/doanh nghiệp hiện nay. Dưới đây là một số lý do bạn nên dùng Jira ngay hôm nay:

Công cụ này giúp bạn tạo quy trình làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả.
Với Jira bạn có thể cùng một lúc quản lý nhiều dự án mà không có sai sót.
Giúp chọn dự án phù hợp với mục đích của đơn vị bạn.
Trang bị Jira Query Language làm tăng khả năng tìm kiếm.
Phần mềm giúp việc phân chia công việc, xây dựng kế hoạch bài bản hơn. Từ đó có thể phát huy hết điểm mạnh của team.
Giao diện đơn giản, dễ hiểu, thích hợp nhiều đối tượng dù không sành công nghệ.
Công cụ có trên 950 add-on giúp người dùng tạo những tính năng cao.
Giúp bạn báo cáo, phân tích cụ thể về tình hình dự án.

Trên đây chính là thông tin chi tiết về khái nhiệm, tính năng và cách dùng Jira hy vọng sẽ hữu ích với bạn. Nếu muốn tìm hiểu thêm về các ứng dụng hữu ích khác hãy theo dõi ITNavi ngay hôm nay bạn nhé!