Làm sao để HR có thể hủy offer letter một cách chuyên nghiệp?

Lý do khiến HR phải hủy offer

Offer bị hủy bỏ có thể do rất nhiều nguyên nhân khác nhau. Ngay khi điều này xảy ra thì công ty nên liên hệ với ứng viên càng sớm càng tốt để giải thích và tránh những rủi ro cao nhất.

Lý do từ phía doanh nghiệp

Sau khi đã tìm kiếm ứng viên, dành thời gian phỏng vấn và chọn lựa được người phù hợp nhất, thật khó để HR có thể đưa ra được lời đề nghị hủy offer. Theo Cassie Whitlock - Giám đốc nhân sự tại BambooHR:

"Hủy offer khiến thương hiệu nhà tuyển dụng bị ảnh hưởng tiêu cực nên hãy sẵn sàng đối mặt và giải quyết mọi việc ổn thỏa".

Một số lý do lý do khiến cho offer bị hủy có thể kể đến như:

• Suy thoái kinh tế nghiêm trọng.
• Ngân sách tuyển dụng không cho phép.
• Phê duyệt tuyển dụng một vị trí 1 vị trí 2 lần.
• Tuyển thay thế nhưng nhân sự cũ sau đó quyết định không nghỉ việc nữa.
• Có một  số vấn đề không đúng trong phỏng vấn: Công ty thiên vị phỏng vấn, ứng viên là người quen của quản lý...
• Offer gửi sai người.

Lý do đến từ phía ứng viên

Một số lý do khác khiến offer bị hủy có thể đến từ phía ứng viên. Các HR hiện tại đều sẽ kiểm tra thông tin ứng viên một cách cẩn trọng trước khi quyết định tuyển dụng. Vậy nên ngay khi phát hiện ứng viên không trung thực thì có thể hủy offer ngay lập tức.

Một số lý do phổ biến có thể kể đến như:

• Ứng viên nói không đúng và kinh nghiệm, trình độ học vấn.
• Ứng viên nói dối về kỹ năng, các chứng chỉ, bằng cấp...
• Từng có những phát ngôn, hành vi không đúng trên mạng xã hội và không phù hợp với công việc.
• Tình trạng sức khỏe của ứng viên không đảm bảo.

Tips giúp HR hủy offer chuyên nghiệp hơn

Việc hủy offer nó không đơn giản chỉ là bạn gửi email, để lại một tin nhắn. Bạn có thể đang phải đối mặt với một người có thể làm hình ảnh của doanh nghiệp bị xấu đi. Vậy nên hãy xử lý khéo léo, đúng đắn. Chỉ cần một sai lầm nhỏ đều có thể khiến cho việc tuyển dụng sau này trở nên khó khăn hơn rất nhiều.

Thông báo cho cho ứng viên

Đầu tiên bạn cần gọi cho ứng viên để họ biết chuyện đang diễn ra và tại sao điều này lại xảy ra. Nếu lỗi đến từ phía doanh nghiệp thì bạn cần phải hiểu và chịu toàn bộ trách nhiệm. Mặt khác, nếu lỗi đến từ phía ứng viên thì bạn cũng không nên đổ lỗi toàn bộ cho họ, hãy giải thích cho họ hiểu và mong được sự thông cảm từ phía ứng viên. Rất có thể trong tương lai bạn muốn tuyển dụng lại ứng viên đó. Do vậy sự chân thành sẽ giúp duy trì mối quan hệ với ứng viên và không làm hình ảnh thương hiệu xấu đi.

Gửi email chính thức

Khi thông báo hủy offer bạn hãy gửi kèm email thông báo để ứng viên cảm thấy được tôn trọng. Có thể khẳng định, bị hủy offer sẽ khiến ứng viên cảm thấy vô cùng khó chịu và ghét công ty. Tuy nhiên là HR, bạn cần làm cho ứng viên hiểu rằng đây là điều không ai mong muốn và là trường hợp bất đắc dĩ, để ứng viên hiểu và không có những hành động ảnh hưởng đến cá nhân HR cũng như hình ảnh thương hiệu.

Giới thiệu cho ứng viên một vị trí khác phù hợp

Bằng network của mình trong thị trường tuyển dụng, HR có thể gợi ý cho ứng viên một số vị trí khác vẫn đang tuyển dụng. Điều này là nên làm bởi nó giúp ứng viên có những cơ hội khác trong công việc. Về cá nhân HR thì bạn sẽ cảm thấy nhẹ nhõm hơn, ít cảm giác tội lỗi.

Chính vì điều này nên HR hãy mở rộng network và xây dựng thêm nhiều mối quan hệ với ứng viên, HR để có thể hỗ trợ lẫn nhau trong mọi trường hợp.

Trao đổi nhiều hơn

Ứng viên không phải người duy nhất bị tác động bởi việc hủy offer mà nhà tuyển dụng cũng có những trải nghiệm khá tệ. Hãy dành thời gian để nói chuyện với ứng viên, với hiring manager... để thấu hiểu cả hai phía. Điều này sẽ giúp ngăn ngừa những mâu thuẫn không đáng có, hạn chế thông tin sai lệch gây ảnh hưởng đến trải nghiệm của ứng viên.

Bằng cách giao tiếp chân thành, cởi mở, ưu tiên đến trải nghiệm của ứng viên sẽ giúp HR giảm tối đa sự khó chịu, tội lỗi, thậm chí xấu hổ. Cách bạn giao tiếp với ứng viên sẽ rất quan trọng và ảnh hưởng đến các bài review công ty. Do đó bạn không nên xem nhẹ mà cần khéo léo nhiều hơn.

Mẫu thư từ chối ứng viên cho HR

Dưới đây là 1 số mẫu thư từ chối ứng viên HR có thể tham khảo và sử dụng

Mẫu 1

Mẫu 2

Lưu ý: Các email chỉ nên gửi sau khi bạn đã gọi điện/nhắn tin nêu rõ tình huống với ứng viên và ứng viên đã hiểu, thông cảm để tránh những rủi ro không đáng có.

Kết luận

Mặc dù hủy offer là điều mà HR không mong muốn, nhưng trong một số trường hợp nó thực sự xảy ra mà người làm nhân sự phải làm sao để giải quyết mọi việc một cách khéo léo nhất. Có như vậy hình ảnh nhà tuyển dụng mới không bị xấu đi, đồng thời không để lại những ấn tượng tốt trong mắt ứng viên