10+ kỹ năng phỏng vấn cho ứng viên & nhà tuyển dụng

7 bước chuẩn bị kỹ trước mỗi buổi phỏng vấn

Abraham Lincoln từng nói: “Nếu tôi có 8 giờ để đốn một cái cây, tôi sẽ dành 6 giờ để mài sắc lưỡi rìu của mình”. Cũng như vậy, việc chuẩn bị kỹ càng cho một buổi phỏng vấn sẽ giúp cho ứng viên tự tin hơn và nhà tuyển dụng cũng có thể ứng biến linh hoạt các tình huống, câu hỏi cho ứng viên của mình.

Cụ thể, các ứng viên cần:

• Tìm hiểu về công ty, công việc mà mình ứng tuyển, mức lương trung bình trên thị trường và mức lương công ty có thể trả cho vị trí tuyển dụng này
• Trang phục lịch sự, phù hợp với môi trường làm việc
• Chuẩn bị sẵn kiến thức phù hợp với các đầu việc trong mô tả công việc
• Luyện tập trả lời câu hỏi tình huống
• Thực hành kỹ năng phỏng vấn trước gương hoặc với người quen
• Chuẩn bị list câu hỏi dành cho nhà tuyển dụng.
• Đến phỏng vấn đúng giờ

Không chỉ đối với ứng viên, nhà tuyển dụng cũng cần chuẩn bị:

• Nắm rõ công việc, vị trí cần phỏng vấn
• Xem trước CV của các ứng viên
• Mức ngân sách công ty có thể trả cho từng vị trí tuyển dụng
• Chuẩn bị các câu hỏi phỏng vấn, câu hỏi tình huống

Kỹ năng phỏng vấn thể hiện EQ cao

Bước vào buổi phỏng vấn chính là bước vào cửa ải khó khăn không chỉ với ứng viên mà còn đối với nhà tuyển dụng, người phụ trách phỏng vấn. “Cuộc đấu trí” này cần có những kỹ năng phỏng vấn EQ cao để quyết định được ứng viên có thể nhận công việc, nhà tuyển dụng có thể tìm thấy nhân tài hay không. 

Kỹ năng phỏng vấn đối với ứng viên

Tổng quát các kỹ năng phỏng vấn mà ứng viên cần chú ý được liệt kê phía dưới đây:

1. Đầu tiên, hãy tạo một ấn tượng tốt

Hãy tưởng tượng đến tình huống bạn đến muộn giờ phỏng vấn một chút và bắt đầu than phiền với người đi chung thang máy hoặc một người bất kỳ bạn gặp trên đường đến phòng phỏng vấn. Kết quả hiện ra khi bạn và họ đến cùng 1 tầng và bạn nhận ra họ là một trong số những người phỏng vấn.

Bạn thấy đó, bạn không chỉ phải tạo ấn tượng khi ngồi trong phòng phỏng vấn, mà trong quá trình đến đó, bạn vẫn phải thể hiện sự thân thiện, thái độ hoà nhã với những người mà bạn gặp.

Việc tạo ấn tượng ban đầu rất quan trọng, quyết định khá nhiều đến kết quả phỏng vấn sau này. Chỉ cần bạn chú ý đến cách ăn mặc, cách cư xử, thái độ thân thiện, tự tin, biết cách sử dụng nụ cười của mình là bạn đã thành công đến 60% rồi đó.

2. Trả lời đúng trọng tâm câu hỏi

Dù đã tập luyện với danh sách câu hỏi mà bạn tự tổng hợp, song, việc trả lời đầy đủ và đúng trọng tâm vào bất cứ câu hỏi nào từ phía nhà tuyển dụng đều là việc cần thiết thể hiện kỹ năng phỏng vấn chuyên nghiệp. 

Đừng quá văn hoa hay thể hiện trình độ học thuật của mình mà đi đường vòng cho các câu hỏi. Điều đó khiến nhà tuyển dụng tốn thời gian lọc ý và đi tìm đáp án trong câu trả lời của bạn. Và có thể là lý do trừ điểm hoặc đánh giá buổi phỏng vấn của bạn không tốt.

Hãy chú ý lắng nghe và tập trung trả lời vào vấn đề chính mà nhà tuyển dụng đang đề cập đến. Cũng đừng ngại hỏi lại để hiểu rõ hơn yêu cầu của NTD. Việc này sẽ cho thấy rằng bạn hoàn toàn tham gia vào cuộc phỏng vấn và có thể cho bạn thêm chút thời gian để suy nghĩ câu trả lời.

3. Đặt câu hỏi một cách thông minh, tế nhị

Hãy coi buổi phỏng vấn này như một buổi trò chuyện, người phỏng vấn sẽ hỏi bạn rất nhiều câu hỏi nhưng quan trọng là bạn cũng nên đặt câu hỏi và lắng nghe câu trả lời của họ. 

Một vài mẫu câu hỏi nên hỏi nhà tuyển dụng bạn có thể tham khảo dưới đây:

• Anh chị có thể chia sẻ các đầu việc chưa được đề cập đến trong mô tả công việc không?
• Người quản lý trực tiếp của tôi sẽ là ai?
• Tôi sẽ làm việc trực tiếp với các phòng ban nào?
• Công việc này có yêu cầu đi công tác không?
• …

4. Từ ngữ phù hợp, thái độ lễ phép

Thần thái tự tin, thái độ khiêm nhường, từ ngữ phù hợp, cách nói rõ ràng là một trong những điểm đặc sắc của bạn. Hãy tận dụng nó nhiều nhất có thể. Bạn vẫn có thể là chính mình, thể hiện phong cách của mình, nhưng hãy nhớ, một trong những kỹ năng phỏng vấn quan trọng đó là kết hợp giọng điệu của bạn hoà với giọng điệu của nhà tuyển dụng, hãy cố gắng nói một cách rõ ràng, rành mạch, câu từ đầy đủ và tránh các từ lóng.

5. Chú ý đến ngôn ngữ cơ thể

Mỗi một hành động hay cách bắt tay, dáng ngồi, giao tiếp bằng ánh mắt của bạn cũng để lại những ấn tượng nhất định cho nhà tuyển dụng. Điều quan trọng là bạn có thể kiểm soát được chân, tay và dáng ngồi của mình. 

Sẽ rất mất điểm nếu trong buổi phỏng vấn bạn chỉ chăm chăm vuốt tóc, mân mê các đồ vật trên tay, rung chân hay lắc lư người. Dù đây là những tín hiệu cho thấy bạn đang bối rối, lo lắng, thì việc kiểm soát nó cũng là cách bạn thể hiện tinh thần tự vượt qua khó khăn của bản thân.

6. Khiêm tốn nói về điểm mạnh, khéo léo khi nói về điểm yếu

Các câu hỏi về điểm mạnh, điểm yếu khi phỏng vấn được các nhà tuyển dụng đề cập đến khá nhiều nhằm đánh giá khả năng nhận thức về bản thân của ứng viên. Bạn có thể có rất nhiều điểm mạnh hoặc ngược lại, bạn tự thấy mình có nhiều khuyết điểm hơn các ứng viên khác.

Vậy để chinh phục nhà tuyển dụng bằng kỹ năng phỏng vấn thần sầu sẽ cần chú ý những tip sau khi được đặt ra câu hỏi về ưu điểm, khuyết điểm của bản thân:

• Khiêm tốn khi nói đến các điểm mạnh và có thể kèm theo các nhận xét khách quan từ đồng nghiệp, bạn bè, mentor,... hay thậm chí là số liệu, dữ kiện trong lịch sử để chứng minh cho những thành tựu của bạn.
• Khéo léo khi đề cập đến điểm yếu, tốt nhất là điểm yếu ấy không tác động trực tiếp đến việc đánh giá chuyên môn. Bạn cũng nên chú ý khi nói đến khuyết điểm thì cần kèm theo cách bạn khắc phục nó để trở nên hoàn thiện mỗi ngày.

7. Chuẩn bị sổ tay và ghi chú

Hãy chuẩn bị cho mình một cuốn sổ, chiếc bút và hãy ghi chú các nội dung quan trọng trong buổi phỏng vấn. Đây là một tip cần lưu ý khi đi phỏng vấn xin việc để tạo thiện cảm cho nhà tuyển dụng. Dù bạn có thể ghi nhớ hết nội dung của buổi trao đổi, bạn vẫn nên đem theo những vật dụng đó. NTD sẽ cảm thấy họ được lắng nghe và bạn đang thực sự để tâm đến buổi phỏng vấn này.

Đặc biệt với các buổi phỏng vấn nhân sự ngành Công nghệ thông tin, việc có thêm cuốn sổ sẽ giúp ích khi bạn cần trả lời các câu hỏi về logic, quy trình.

Kỹ năng phỏng vấn dành cho nhà tuyển dụng

Không chỉ có các ứng viên, mà các nhà tuyển dụng, HR cũng cần trau dồi các kỹ năng phỏng vấn để có thể chọn lọc nhân sự, đánh giá và lựa chọn đúng nhân tài cho công ty. Một vài kỹ năng cần thiết khi đóng vai trò là người phỏng vấn như sau:

1. Bắt đầu cuộc phỏng vấn một cách nhẹ nhàng

Bầu không khí thoải mái, nhẹ nhàng rất tốt cho một buổi phỏng vấn thành công. Ứng viên có thể thoải mái chia sẻ, thể hiện bản thân và nhà tuyển dụng cũng có thể lựa chọn bộ câu hỏi phỏng vấn phù hợp.

Cách tuyệt vời và tinh tế để buổi phỏng vấn là trò chuyện với ứng viên về chủ đề thời tiết, giao thông, di chuyển đến địa điểm phỏng vấn.

2. Khuyến khích ứng viên giao tiếp và chia sẻ

Bạn có thể linh hoạt trong từng tình huống để khơi gợi thông tin mong muốn từ ứng viên. Đặc biệt đối với những ứng viên khá rụt rè, hướng nội, ngại chia sẻ, thì bạn nên khuyến khích họ chia sẻ nhiều hơn để có nhiều góc nhìn về tư duy, quan điểm và không bỏ lỡ nhân tài chỉ vì tính cách của họ.

3. Kỹ năng đặt câu hỏi phỏng vấn

Đặt câu hỏi là một trong những kỹ năng phỏng vấn quan trọng đối với nhà tuyển dụng. Các câu hỏi nên đi theo thứ tự từ câu hỏi tổng quát rồi dần dần khai thác đến độ khó cao hơn, linh hoạt trong việc quyết định câu hỏi khó đến đâu cho mỗi ứng viên.

Hầu hết trong buổi phỏng vấn nhân sự IT, các câu hỏi theo trình độ từ fresher đến junior, senior, fullstack được áp dụng rất nhiều để đánh giá tư duy, logic xử lý task và đầu việc của ứng viên.

4. Kỹ năng lắng nghe

Gần ¾ số nhà tuyển dụng, HR cảm thấy rằng kỹ năng lắng nghe là một trong những kỹ năng phỏng vấn quan trọng nhất. Bạn có thể biết được nhu cầu của ứng viên khi họ trả lời các câu hỏi được đề cập đến, đồng thời cũng biết được những điểm sáng của ứng viên có phù hợp với yêu cầu mà doanh nghiệp đưa ra cho vị trí tuyển dụng này không.

5. Kỹ năng đàm phán

Bạn sẽ rất cần kỹ năng mềm này khi đề cập đến các câu hỏi về mức lương và chế độ, chính sách. Vòng deal lương luôn khó khăn và là thách thức đối với tất cả những người có mặt trong phòng phỏng vấn. Đặc biệt với sự mất cân bằng về cung cầu nhân sự trong ngành IT, kỹ năng đàm phán giỏi giúp nhà tuyển dụng vừa tuyển chọn được nhân tài, lại vừa đáp ứng được ngân sách, quỹ lương cho phòng ban.

6. Hãy cho ứng viên thời gian để suy nghĩ và trả lời

Đừng bao giờ bắt ứng viên phải trả lời ngay lập tức các câu hỏi bạn đưa ra. Vì thực tế mỗi người sẽ có những tư duy và cách xử lý tình huống khác nhau. Ứng viên có thể cần nhiều dữ kiện hơn hoặc cần thời gian để tính toán. Vậy nên đừng tỏ ra mất kiên nhẫn khi ứng viên cần nhiều thời gian để phản hồi lại bạn. Mất bình tĩnh, thiếu kiên nhẫn chỉ làm bạn trở nên thiếu chuyên nghiệp trong mắt ứng viên. Họ có thể có cái nhìn khác về công ty chỉ thông qua buổi phỏng vấn này.

7. Ghi chú trong khi phỏng vấn

Một buổi sáng bạn có thể phải setup phỏng vấn với 3 - 4 ứng viên cho một vị trí tuyển dụng. Và đôi khi bạn không thể ghi nhớ, thậm chí là nhầm lẫn giữa các ứng viên với nhau. Do đó, kỹ năng ghi chép, take-note các ý quan trọng cũng như đánh giá cá nhân về mỗi ứng viên là cực kỳ cần thiết.

8. Kiểm soát thời gian cho mỗi lượt phỏng vấn

Đừng nghĩ việc kiểm soát thời gian mỗi cuộc phỏng vấn là dư thừa. Có đôi khi buổi phỏng vấn kéo dài quá lâu sẽ khiến cả bạn và ứng viên đều kiệt sức hoặc ảnh hưởng đến thời gian phỏng vấn của ứng viên tiếp theo.

Nếu buổi phỏng vấn chưa đủ để bạn xem xét nhân sự có thể đảm nhiệm vị trí công việc này, bạn có thể hẹn thêm một buổi trao đổi để có thể đàm phán kỹ hơn về các chế độ và mức lương phù hợp.

Nên làm gì sau buổi phỏng vấn?

Có 2 điều mà dù là nhà tuyển dụng hay ứng viên thì đều nên làm sau mỗi buổi phỏng vấn như sau:

• Gửi email cảm ơn: Có thể mail ngắn gọn cho đối phương và bày tỏ sự biết ơn khi có cơ hội được trao đổi cùng họ.
• Trả lời email đúng hẹn: Nhà tuyển dụng nên thông báo kết quả phỏng vấn qua email cho ứng viên để họ biết được tình hình. Tương tự, ứng viên cũng nên để ý hòm thư để phản hồi kịp thời các yêu cầu bổ sung hoặc trao đổi từ nhà tuyển dụng.

Nhà tuyển dụng có hảo cảm với các kỹ năng phỏng vấn nào?

Bất cứ nhà tuyển dụng nào cũng mong muốn tìm được nhân sự có chuyên môn và phù hợp, thích ứng với văn hóa doanh nghiệp. Bạn hãy lấy tinh thần và trau dồi các kỹ năng phỏng vấn đã được liệt kê phía trên, vì không thể hoàn toàn khẳng định rằng kỹ năng nào sẽ được ưu ái hơn.

Việc trau dồi và học hỏi kinh nghiệm từ mỗi buổi phỏng vấn sẽ là hành trang cho bạn có những cách xử lý, cách thể hiện và bày tỏ quan điểm tế nhị, khiêm tốn, chuẩn bài và “ăn nhiều điểm” trong mắt nhà tuyển dụng bởi tinh thần ham học hỏi, tự hoàn thiện bản thân mỗi ngày.

Ứng viên nâng cao kỹ năng trả lời phỏng vấn bằng cách nào?

Phỏng vấn ngành công nghệ thông tin và nhiều ngành nghề khác đều cần nâng cao trình độ, kỹ năng cá nhân, update thường xuyên theo xu hướng thị trường. Sau đây là một vài cách giúp ứng viên có thể nâng cao kỹ năng trả lời phỏng vấn:

•  Nâng cao kỹ năng cứng: Cần nắm chắc kiến thức chuyên môn hoặc luôn tìm hiểu thông tin về các đầu công việc cho vị trí ứng tuyển trong tương lai, liên tục học hỏi các kiến thức được chia sẻ từ các mentor, chuyên gia, hội nhóm, khoá học,...
• Nâng cao kỹ năng mềm: Các kỹ năng mềm như kỹ năng làm việc nhóm, ra quyết định, quản lý thời gian, lãnh đạo đội nhóm,... cần được trau dồi thường xuyên thông qua luyện tập và học cách làm chủ tư duy, học cách lắng nghe, giao tiếp, sáng tạo,... 
• Rèn luyện sự tự tin, trao đổi rành mạch, để tâm rèn luyện và nâng cao EQ, AQ.

Các kỹ năng phỏng vấn dành cho ứng viên và nhà tuyển dụng mà ITNavi tổng hợp và chia sẻ trên đây sẽ được cập nhật liên tục theo những sự thay đổi của thị trường việc làm để giúp ích cho các bạn nhiều nhất trong quá trình đi tìm công việc và nhân sự “hợp gu”. Chúc các bạn sẽ có một buổi phỏng vấn thành công, như ý!