Những công cụ AI giúp hỗ trợ HR trong công việc 

Trong thời đại công nghệ thông tin hiện nay, việc ứng dụng các công cụ AI vào việc hỗ trợ công việc, chắc chắn mọi người sẽ tạo ra được hiệu suất công việc cao hơn và bớt vất vả hơn. Đặc biệt, hiện nay có rất nhiều công cụ AI khác nhau luôn sẵn sàng để bạn sử dụng, do vậy Recland sẽ bật mí một số công cụ AI hỗ trợ trong tuyển dụng đang được người trong nghề đánh giá cao sau khi một thời gian sử dụng.

AI trong tuyển dụng là gì? Những lợi ích khi sử dụng AI vào việc tuyển dụng.

AI trong tuyển dụng là gì?

AI trong tuyển dụng là ứng dụng trí tuệ nhân tạo vào quy trình tìm kiếm, đánh giá và quản lý nhân sự. Các công nghệ về trí tuệ nhân tạo như học máy (machine learning) có thể học cách chọn lọc ứng viên lý tưởng cũng như tự động hóa các công việc thủ công trong quy trình tuyển dụng. Công nghệ AI trong tuyển dụng được thiết kế để hợp lý hóa hoặc tự động hóa một số phần của quy trình, giải quyết nhanh và chuẩn xác các nhiệm vụ lặp đi lặp lại.

Bên cạnh đó, ứng dụng AI cũng có khả năng tận dụng sự phong phú của dữ liệu trong hệ thống quản lý tuyển dụng, theo dõi ứng viên ATS tạo ra kho dữ liệu chi tiết về ứng viên, nhân viên của công ty. 

Lợi ích khi sử dụng AI vào việc tuyển dụng.

AI giúp đơn giản hóa và tự động hóa các nhiệm vụ tuyển dụng thông thường cho đội ngũ của bạn. Với các công cụ tuyển dụng có sử dụng AI, bạn có thể tăng chất lượng ứng viên, giảm sự thiên vị và tuyển dụng dựa trên tiềm năng thực sự và sử dụng thời gian hiệu quả hơn.

Một số công cụ AI hỗ trợ trong tuyển dụng dành cho HR 

1. HiredScore

HiredScore là nền tảng sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để hỗ trợ HR trong công tác tìm kiếm và thu hút nhân sự cho công ty. Ứng dụng này sẽ giúp bạn phân tích và đánh giá ứng viên về mức độ phù hợp đối với một vị trí nhất định. 

Về ưu điểm ứng dụng có thể: 

• Sàng lọc hồ sơ ứng viên: Chức năng này sẽ phân tích các yếu tố như kỹ năng, kinh nghiệm và học vấn từ đó giúp các bạn tiết kiệm được thời gian và công sức trước hàng ngàn hồ sơ của ứng viên. 
• Quản lý hồ sơ ứng viên: Tại đây các bạn HR có thể lưu trữ hồ sơ của ứng viên và theo dõi quá trình tuyển dụng. Điều này giúp bạn giảm thiểu sai sót về thông tin và hỗ trợ ứng viên dễ dàng hơn.
• Phân tích dữ liệu tuyển dụng: Ứng dụng này có thể thu thập và phân tích dữ liệu từ quá trình tuyển dụng như tỷ lệ chuyển đổi, thời gian tuyển dụng, hiệu suất của nhân viên sau khi được tuyển dụng. Trên cơ sở này, HR có thể tự xem lại và cải thiện quy trình tuyển dụng của công ty.

Nhược điểm của ứng dụng: 

HiredScore là một ứng dụng trả phí. Tuy nhiên, mức phí này không cố định mà phụ thuộc vào nhu cầu của công ty với các chức năng sàng lọc, đánh giá, quản lý hồ sơ, phân tích dữ liệu…

HiredScore là nền tảng hỗ trợ HR trong việc tìm kiếm và thu hút nhân tài

2. Employplan

Employplan là ứng dụng hỗ trợ HR tối ưu hóa quá trình tuyển dụng cũng như hiệu suất làm việc của công ty. Ứng dụng cung cấp một loạt tính năng giúp bạn phân công nhân sự hợp lý và quản lý nguồn lực hiệu quả. Một số ưu điểm mà có thể kể đến khi sử dụng ứng dụng này là: 

• Vấn đề bảo mật: Nếu vấn đề về bảo mật thông tin làm bạn lo thì  Employplan có thể bảo đảm đối với người dùng là khả năng bảo mật thông tin theo tiêu chuẩn GRDP (General Data Protection Regulation - Quy định chung về bảo vệ dữ liệu của EU). Do đó, HR có thể yên tâm sử dụng mà không lo thông tin của ứng viên và công ty bị đánh cắp.

• Phân công nhân sự phù hợp: Employplan sẽ giúp HR hiểu được khả năng của từng nhân viên và đề xuất phân bổ họ vào vị trí phù hợp với chuyên môn nhờ chức năng thu thập, liệt kê và theo dõi những kỹ năng của nhân viên.
• Quản lý và điều phối hiệu quả hơn: HR có thể sử dụng công cụ để thiết lập thời gian làm việc cho nhân viên hoặc thiết lập những cuộc họp cho công ty bởi việc tích hợp và đồng bộ với nhiều ứng dụng khác như Google Tasks, Notion 

Bên cạnh những ưu điểm trên thì công cụ có một số nhược điểm mà các bạn HR đang hoặc có ý định định sử dụng cần biết: 

• Với phiên bản miễn phí thì công cụ chỉ cho phép nhóm tối đa 10 người được sử dụng.
• HR sẽ phải mất phí khoảng 10$/người/tháng nếu như có thêm một người mới.

Ứng dụng quản lý nguồn lực hiệu quả

3. Lisa

Theo như khảo sát và công bố từ bên công cụ Lisa, trung bình các HR sẽ tiết kiệm được 80% thời gian đọc CV khi sử dụng công cụ là vì công cụ này có thể giúp HR phân tích và tổng hợp CV của ứng viên.

Chỉ cần HR nhập thông tin phần mô tả công việc vào ứng dụng. Sau khi ứng viên tải CV lên công cụ, Lisa sẽ tiếp nhận và phân tích các CV bằng công nghệ AI. Từ đó, Lisa sẽ xếp hạng các CV từ tốt nhất đến tệ nhất dựa trên phần mô tả công việc mà HR đã nhập. Ngoài ra, bạn còn có thể nhận được những thông tin tổng quan, số liệu trung bình của ứng viên nhờ chức năng tổng hợp thông tin của Lisa.

Một ưu điểm nổi bật chắc chắn các bạn HR nên biết đó là ứng dụng miễn phí khi bạn chỉ có nhu cầu tuyển một vị trí trong một thời điểm nhất định. Nhưng nó cũng là nhược điểm của công cụ khi bị giới hạn số lượng vị trí đăng tuyển và số lượng CV nhận vào

Nếu có nhu cầu đăng tuyển nhiều vị trí cùng lúc và muốn phân tích nhiều CV, bạn có thể cân nhắc giá $30/tháng cho trọn gói dịch vụ.

4. HireRight

Nếu như các bạn HR đang đau đầu vì cách viết mô tả công việc (JD) sao cho đúng, đầy đủ nội dung nhưng không kém phần thu hút ứng viên, HireRight sẽ giúp HR làm việc đó bởi công nghệ AI để viết JD nhanh chóng, đơn giản mà vẫn thu hút nhiều CV chỉ vài thao tác đơn giản.

HR bắt đầu nhập dữ liệu như:  tên của công ty, vị trí công việc và những tiêu chí cần có để đáp ứng yêu cầu công việc. Nếu chưa nghĩ ra những tiêu chí cần có, Hire cũng có sẵn những template dành cho các vị trí khác nhau để bạn lựa chọn. Dựa trên phần mô tả và vị trí tuyển dụng, HireRight sẽ giúp HR viết JD với các nội dung gồm: tổng quan về công việc, văn hóa công ty, các công việc dự kiến và yêu cầu đối với ứng viên.Cuối cùng, HR có thể chia sẻ phần JD này lên các nền tảng tuyển dụng của công ty hoặc mạng xã hội để bắt đầu quá trình tuyển dụng.

Đặc biệt, HireRight là một ứng dụng miễn phí và dễ sử dụng. Đây sẽ là công cụ đắc lực cho người làm công tác quản lý nhân sự mỗi khi cần tìm kiếm nhân tài.

5 Usemotion

Usemotion là một ứng dụng quản lý thời gian và công việc được phát triển để tăng năng suất và hiệu quả làm việc. Ngoài ra, Usemotion còn giúp nhân viên giảm căng thẳng, tăng sự tập trung khi hỗ trợ họ sắp xếp công việc hợp lý. Một số chức năng chính của ứng dụng:

• Quản lý lịch làm việc: HR có thể sử dụng Usemotion để tạo và quản lý lịch làm việc của nhân viên. Ứng dụng này cho phép HR tạo lịch làm việc tự động dựa trên các thông tin được cung cấp. Bạn có thể theo dõi lịch làm việc của nhân viên và điều chỉnh khi cần thiết.
• Quản lý cuộc họp: Usemotion cung cấp tính năng lập lịch cuộc họp tự động. HR có thể sử dụng ứng dụng này để tạo lịch cuộc họp cho nhân viên và gửi thông báo đến các thành viên tham gia. Điều này giúp tăng tính hiệu quả và sắp xếp thời gian cho các cuộc họp.
• Quản lý dự án: HR có thể sử dụng Usemotion để tạo và quản lý các dự án trong công ty. Ứng dụng này cho phép HR tạo danh sách công việc, gán nhiệm vụ cho nhân viên và theo dõi tiến độ dự án. Điều này giúp HR quản lý dự án một cách hiệu quả và đảm bảo các công việc được hoàn thành đúng hạn.
• Quản lý nhiệm vụ: Usemotion cung cấp tính năng quản lý nhiệm vụ tự động. HR có thể sử dụng ứng dụng này để tạo danh sách nhiệm vụ cho nhân viên và theo dõi tiến độ hoàn thành. Điều này giúp HR đảm bảo rằng mọi công việc được hoàn thành đúng hạn và không bị bỏ sót.

Usemotion là một ứng dụng quản lý thời gian và công việc

Usemotion là một ứng dụng trả phí với giá từ $19 đến 34$ mỗi tháng. Tùy vào nhu cầu và kinh phí của công ty, HR cũng có thể liên hệ với nhà quản lý để thỏa thuận giá dịch vụ khi sử dụng với quy mô lớn.

6 Genius Review

Genius Review là một ứng dụng AI được thiết kế để hỗ trợ HR trong quá trình quản lý và đánh giá hiệu suất công việc của nhân viên. Bằng cách nhập thông tin đầu vào như tên, vai trò, đánh giá về các kỹ năng… Genius Review có thể giúp HR viết một bản đánh giá nhân viên bằng công nghệ AI với ngôn ngữ chuyên nghiệp và hiệu quả. Với ứng dụng này, HR có thể:

• Đánh giá hiệu suất nhân viên: HR có thể tạo các danh sách kỹ năng hoặc nhiệm vụ tương ứng với các vai trò công việc. Từ đó, họ có thể yêu cầu Genius Review viết đánh giá và gửi cho nhân viên để cải thiện vấn đề.
• Thu thập ý kiến của nhân viên: Với chức năng thu thập và viết đánh giá, nhân viên có thể sử dụng Genius Review để góp ý, đánh giá về các hoạt động của công ty và đưa ra kiến nghị phù hợp. Lúc này, ứng dụng sẽ có vai trò trung gian truyền đạt ý kiến nhân viên đến ban lãnh đạo công ty.
• Xây dựng cộng đồng: Ngoài chức năng đánh giá, Genius Review cũng cho phép người dùng viết bài đánh giá, bình luận về các sản phẩm, dịch vụ yêu thích để đăng lên mạng xã hội của ứng dụng này. Dựa trên cơ sở này, HR có thể xây dựng một cộng đồng cho công ty để nhân viên phản hồi về các hoạt động của công ty.

Genius Review là ứng dụng đánh giá, nhận xét trực tuyến và có các gói dịch vụ với các mức giá khác nhau. Để biết chính xác về chi phí cần bỏ ra, HR có thể liên hệ với nhà quản lý trên website của ứng dụng.

7 TimeOS

timeOS là một ứng dụng quản lý thời gian được thiết kế để hỗ trợ HR trong việc quản lý thời gian và tăng cường hiệu suất làm việc. Dưới đây là một số cách mà HR có thể sử dụng ứng dụng timeOS:

Quản lý thời gian: Ứng dụng timeOS cho phép HR ghi nhận và theo dõi thời gian làm việc của nhân viên. HR có thể tạo lịch làm việc, lịch họp, đánh giá thời gian và chấm công cho công ty. Ngoài ra, ứng dụng này còn hỗ trợ chức năng chuẩn bị agenda cho mỗi cuộc họp.

Đánh giá hiệu suất công việc: timeOS cung cấp công cụ để HR theo dõi và đánh giá hiệu suất công việc của nhân viên. HR có thể thiết lập mục tiêu, đặt KPI và theo dõi tiến trình công việc của từng nhân viên. Từ đó, HR có thể đánh giá hiệu suất làm việc và tìm ra những vấn đề cần cải thiện.

Phân công công việc: HR có thể sử dụng timeOS để tạo dự án, phân công nhiệm vụ và theo dõi hoạt động của từng thành viên trong dự án. Từ đó, HR có thể đảm bảo mọi người đang làm việc trên cùng một hướng và đạt được mục tiêu dự án.

Báo cáo và phân tích: nhờ timeOS, HR có thể đánh giá hiệu suất của toàn bộ công ty. timeOS sẽ giúp HR tạo báo cáo về thời gian làm việc, deadline, hiệu suất và những chỉ số liên quan. Điều này giúp bạn cải thiện hiệu suất làm việc cho công ty.

timeOS là ứng dụng miễn phí cho những ai muốn quản lý thời gian và công việc hiệu quả. Đối với công ty, ứng dụng này có giá từ $20 trở lên tùy theo quy mô và dịch vụ mà công ty muốn sử dụng.

7. LinkedIn

LinkedIn là một mạng xã hội nổi tiếng trong giới tuyển dụng với hơn 740 triệu người dùng trên 200 quốc gia. Nền tảng này hỗ trợ người tuyển dụng tìm kiếm, kết nối và tuyển dụng các ứng viên tiềm năng cho công ty. Đồng thời, LinkedIn còn hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng một thương hiệu chuyên nghiệp, uy tín trong mắt người lao động.

Ngoài chức năng của một mạng xã hội thông thường, LinkedIn còn hỗ trợ HR đăng tin tuyển dụng bằng các tính năng như LinkedIn Jobs, LinkedIn Recruiter, LinkedIn Talent Insights… hay xây dựng thương hiệu tuyển dụng chuyên nghiệp và uy tín qua LinkedIn Pages, LinkedIn Career Pages, LinkedIn Life…

Nền tảng này hỗ trợ người tuyển dụng tìm kiếm, kết nối và tuyển dụng các ứng viên tiềm năng cho công ty.

Đặc biệt, bằng cách đọc, viết, bình luận các bài viết, video, podcast, ebook… liên quan đến lĩnh vực Hành chính - Nhân sự từ những người cùng ngành trên khắp thế giới, bạn đã có thể tự tích luỹ nhiều kiến thức hữu ích.

So với các công cụ tuyển dụng khác, LinkedIn cho phép người dùng sử dụng miễn phí với giao diện thân thiện, dễ thao tác cùng với nguồn nhân lực khổng lồ. Tuy nhiên, mạng xã hội này cũng có khuyết điểm khi đòi hỏi người dùng trả phí cho một số chức năng nâng cao hoặc có thể nhận gửi thư rác, thư lừa đảo. Do đó, HR nên sử dụng LinkedIn một cách thông minh, để khai thác tối đa tiềm năng.

8. Recruitin

Recruitin là công cụ đơn giản và hiệu quả để quét, phân tích hồ sơ ứng viên trên các nền tảng mạng xã hội như Facebook, Twitter, LinkedIn và Instagram. Bằng cách nhập các từ khóa về vị trí, ngành nghề, kỹ năng, học vấn hoặc bất kỳ tiêu chí nào cần thiết, nhà tuyển dụng có thể sử dụng Recruitin để tìm kiếm các ứng viên phù hợp. Đặc biệt, đây là công cụ hoàn toàn miễn phí nên công ty có thể tiết kiệm thời gian và chi phí trong quá trình tuyển dụng.

Recruitin là công cụ phân tích hồ sơ ứng viên trên các nền tảng mạng xã hội như Facebook, Twitter, LinkedIn và Instagram

Để tìm kiếm ứng viên trên Recruitin, HR chỉ cần cài đặt ứng dụng và tạo một tài khoản bằng email, số điện thoại hoặc tài khoản mạng xã hội. Sau đó, bạn có thể sử dụng bộ lọc thông minh của Recruitin để tìm ứng viên dựa trên các tiêu chí của công việc. Ứng dụng sẽ kết nối với các nền tảng mạng xã hội Facebook, LinkedIn hay Twitter để hỗ trợ tìm kiếm ứng viên. Sau khi tìm thấy ứng viên phù hợp, nhà tuyển dụng có thể sử dụng tính năng liên hệ trực tiếp để gửi email hoặc nhắn tin cho các ứng viên tiềm năng.

Một vấn đề mà các HR cần lưu ý khi sử dụng Recruitin là sự phù hợp của ứng viên đối với văn hóa công ty. Bởi lẽ, Recruitin chỉ đánh giá dựa trên kỹ năng, kinh nghiệm và học vấn mà ứng viên thể hiện trên CV hoặc Profile. Các yếu tố về tính cách, hệ giá trị hay thái độ của họ cần được trao đổi và tìm hiểu thêm ở các bước tiếp theo. Nói cách khác, ứng dụng chỉ hỗ trợ khâu tìm kiếm, sàng lọc và kết nối thay vì đánh giá sự phù hợp của ứng viên.

9 MyInterview

Sắp xếp các cuộc phỏng vấn là một trong những khâu tốn nhiều thời gian của bộ phận Nhân sự. Tuy nhiên, HR có thể sử dụng myInterview để tạo ra trải nghiệm phỏng vấn thu hút và thoải mái cho các ứng viên lẫn người phỏng vấn. myInterview là ứng dụng cho phép ứng viên trả lời các câu hỏi tuyển dụng bằng video ngắn. Nhờ đó, người tuyển dụng có thể xem lại video mọi lúc mọi nơi và đánh giá ứng viên khi cần.

Cụ thể, khi sử dụng myInterview, HR có thể lập ra bộ câu hỏi phỏng vấn theo từng vị trí, nhóm hoặc mục tiêu khác nhau với thời gian trả lời và deadline cụ thể cho từng câu hỏi. Ứng viên sẽ trả lời các câu hỏi tuyển dụng bằng một hoặc vài video ngắn rồi gửi vào liên kết đã được gửi qua email hoặc SMS trước đó. Từ đây, HR có thể xem và đánh giá ứng viên mọi lúc mọi nơi thay vì trải nghiệm phỏng vấn truyền thống.

myInterview còn giúp ứng viên tự do thể hiện bản thân khi cho phép họ trả lời phỏng vấn trong thời gian và địa điểm mà họ cảm thấy thoải mái nhất. Về phía HR, nếu cảm thấy một cuộc phỏng vấn trực tuyến ít tương tác là chưa đủ để ra quyết định, bạn có thể sử dụng myInterview như một công cụ để sàng lọc ứng viên và chọn ra những người phù hợp để bước vào vòng phỏng vấn trực tiếp.

Tuy nhiên, myInterview chỉ cho phép HR thực hiện phỏng vấn miễn phí với 10 ứng viên/tháng. Nếu vượt quá giới hạn, công ty cần chi $59/tháng để tăng số lượng tối đa lên 30 ứng viên/tháng.

10 QuanTum Workplace

QuanTum Workplace là ứng dụng giúp HR giải quyết những công việc đơn giản về nhân sự. Ứng dụng này cung cấp một nền tảng để HR quản lý thông tin nhân sự, tương tác với nhân viên và tăng hiệu suất làm việc. HR có thể sử dụng QuanTum Workplace để:

Quản lý thông tin nhân sự: QuanTum Workplace cho phép HR lưu trữ và quản lý thông tin nhân viên, lịch sử làm việc và các tài liệu liên quan khác. HR có thể dễ dàng truy cập và cập nhật thông tin nhân viên. Điều này đảm bảo rằng dữ liệu nhân sự luôn được cập nhật và quản lý hiệu quả.

Quản lý yêu cầu của nhân viên: HR có thể sử dụng QuanTum Workplace trong việc quản lý yêu cầu từ nhân viên, ví dụ như nghỉ phép, xin tăng lương, hoặc thay đổi thông tin cá nhân. HR có thể tạo các quy trình tự động để xử lý các yêu cầu này. Sau đó, bạn chỉ việc đảm bảo mọi thứ vận hành đúng dự tính.

Đào tạo nhân viên: QuanTum Workplace cung cấp các công cụ để quản lý quá trình đào tạo và phát triển nhân viên. HR có thể tạo và quản lý khóa học, chương trình đào tạo và tài liệu học tập. Ứng dụng cũng có tính năng theo dõi tiến độ, đánh giá kết quả và nhận xét nhân viên.

Phân tích và báo cáo: Ứng dụng này cung cấp cho HR công cụ phân tích và báo cáo về dữ liệu nhân sự và hoạt động của nhân viên. HR có thể sử dụng các báo cáo này để đánh giá hiệu suất, phân tích xu hướng và đưa ra chiến lược phù hợp.

Tương tự như các ứng dụng trên, QuanTum Workplace không có mức giá cố định dành cho toàn bộ doanh nghiệp. Tuy nhiên, mức giá trung bình QuanTum Workplace đưa ra là $7500. HR có thể cân nhắc quy mô và nhu cầu của công ty để mua ứng dụng.

Lời kết

Trong bất kỳ công việc nào thì việc sử dụng các công cụ phù hợp là điều rất quan trọng. Mỗi công cụ với đặc tính, chức năng khác nhau và tùy vào từng vị trí trong quy trình tuyển dụng mà bạn nên lựa chọn những công cụ hỗ trợ tương ứng. Bạn nên dành thời gian để tự mình xác định xem các công cụ này có thật sự phù hợp với quá trình tuyển dụng hay không. Đối với quá trình tuyển dụng của các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì đây được xem là bí quyết giúp tiết kiệm thời gian, đơn giản hóa và mang lại hiệu quả cao.